Double-Opt-in: Bestätigungsmails aufbewahren!
IP-Adresse und Zeitstempel allein reichen nicht aus, um eine Einwilligung nachzuweisen. Das Verwaltungsgericht Düsseldorf hat dies in einem aktuellen Urteil noch einmal deutlich gemacht.
Double-opt-in allein genügt nicht
Wer seriös Newsletter versendet, setzt auf das Double-opt-in-Verfahren: Ein Interessent trägt seine E-Mail-Adresse ein und erhält daraufhin eine Bestätigungsmail. Erst nach dem Klick auf den darin enthaltenen Link wird die Anmeldung abgeschlossen.
Doch was, wenn später die Frage auftaucht: Was genau wurde dem Empfänger damals eigentlich zur Bestätigung geschickt?
Ein aktuelles Urteil des Verwaltungsgerichts Düsseldorf zeigt, wie wichtig eine vollständige Dokumentation des Anmeldevorgangs sein kann. Im konkreten Fall konnten zwar unter anderem E-Mail-Adresse, IP-Adressen und Zeitstempel vorgelegt werden. Die tatsächlich versendete DOI-Bestätigungsmail war jedoch nicht mehr verfügbar. Das Gericht bestätigte daraufhin eine datenschutzrechtliche Verwarnung.
Nicht nur den Zeitpunkt dokumentieren
Zeitstempel und technische Protokolldaten sind wichtige Bestandteile eines nachvollziehbaren Anmeldeprozesses. Sie beantworten jedoch nicht unbedingt die Frage, welcher Inhalt dem Empfänger im Rahmen des Double-opt-in tatsächlich zugestellt wurde.
Genau hier setzt eine einfache zusätzliche Maßnahme an: Archivieren Sie alle versendeten DOI-Mails bei sich in einem realen E-Mail Postfach.
Damit haben Sie im Bedarfsfall nicht nur Informationen darüber, wann eine Anmeldung erfolgt ist, sondern können auch nachvollziehen, welche Bestätigungsmail im Rahmen des Anmeldevorgangs versendet wurde.
So einfach geht es mit pn.mail
In pn.mail lässt sich die Zustellung einer Kopie der jeweils versendeten DOI-Mails direkt beim jeweiligen Anmeldesetup einrichten. Dafür hinterlegen Sie dort einfach die gewünschte E-Mail-Adresse.
Unser Tipp: Richten Sie dafür ein eigenes Postfach ein, zum Beispiel: doi_hauptnewsletter@ihre-domain.de
Diese Adresse hinterlegen Sie anschließend im entsprechenden Anmeldesetup von pn.mail.
Ab diesem Zeitpunkt wird jede versendete DOI-Mail automatisch als Kopie zu Ihnen an dieses Postfach geschickt. So entsteht ganz nebenbei ein zentrales Archiv Ihrer Bestätigungsmails.
In drei Schritten zur zusätzlichen Absicherung
Postfach einrichten
Beispielsweise DOI-Mails@ihre-domain.de.Adresse in pn.mail hinterlegen
Tragen Sie die Adresse im jeweiligen Anmeldesetup als Empfänger für die Kopie der DOI-Mail ein.Archivieren
Jede versendete Double-opt-in-Mail wird künftig zusätzlich an dieses Postfach geschickt und kann dort aufbewahrt werden
Wenig Aufwand, zusätzlicher Nachweis
Falls noch nicht geschehen, richten Sie die Archivierung schnellstmöglich ein. In pn.mail ist dafür kein zusätzlicher manueller Arbeitsschritt bei jeder Anmeldung notwendig – die Kopie der DOI-Mail wird automatisch versendet.
Wir helfen gerne bei der Umsetzung, melden Sie sich einfach kurz telefonisch (06221/753 42 24) oder per E-Mail.
Wichtiger Hinweis: Die Archivierung der DOI-Mails ist eine praktische Maßnahme zur Dokumentation, aber ersetzt keine individuelle rechtliche Prüfung des jeweiligen Einwilligungs- und Anmeldeprozesses.